Příprava na home office podzim?

Po první vlně koronaviru jsme v Eleveo udělali malý průzkum toho, jak se lidem pracovalo za mimořádných opatření, kdy museli zůstat pracovat doma. Nejen na základě výsledků jsem se potom snažil vytvořit sadu doporučení a tipů, co bychom příště měli dělat a dělat jinak. Protože kdo ví, co bude… Třeba je to už příprava na podzim.

Naším cílem bylo zjistit, jak se lidem pracovalo v době karantény a následně se podle výsledků zaměřit na problémové oblasti a připravit se na pravděpodobnou podzimní vlnu a tedy i home office. Spolu se Scrum Mastery z Košic jsem vytvořil jednoduchý Health check v TeamRetro s 8 oblastmi:

• Home office
• Komunikace
• Efektivita
• Dostupnost
• Starost o zdraví
• Sociální odloučení
• Rodina
• Samoorganizování

U každé oblasti byl ještě popis a lidé na základě toho vybírali jednoho ze tří smajlíků: :-), :-|, :-(. Čím více se cítili v dané oblasti spokojeni, tím byl smajlík usměvavější. Navíc jsme nechali vyplňujícím ke každé oblasti možnost vložit komentář. Health check jsme rozeslali celkem asi 130 lidem. Některé výsledky nás trochu překvapily.

Pavučina z vyplněných odpovědí, které vytvořil program TeamRetro.

Výsledky

Nejvíce jsme se obávali, jak a jestli se sníží efektivita a jak lidé budou snážet dlouhou dobu, kdy se nemohli spolu potkat. Došli jsme k následujícímu:

• Nejčastěji lidé byli méně spokojení s komunikací a sociálním odloučením.
• Lidé často ušetří čas cesty do práce, který mohou věnovat práci.
• Home office je OK, ale chtějí se alespoň 1–2 dny v týdnu potkat s lidmi v práci osobně.
• Díky home office si lidé mohli přizpůsobit program víc, jak vyhovuje jejich dennímu rytmu.
• Schůzky jsou víc efektivnější. Neřeší se v nich nesouvisející obsah.
• Lidé se spíš bojí online řešit osobní záležitosti například se svým šéfem. Lépe se jim o nich mluví osobně.
• Občas se stávalo, že nebylo ideální připojení během online schůzky. Vypadával hlas, obraz nebo se nešlo vůbec připojit.
• Pokud byli někteří lidé v práci a někteří na home office, tak se jim obtížně diskutovalo o tématech během schůzky.
• Pozitivně lidé hodnotí, že výsledky diskuzí jsou vetšinou někde dohledatelné (Slack) nebo napsané (Confluence, e-mailová zpráva, Dropbox apod.)

Z výsledků jsme zjistili, že lidé jsou na práci z domova dobře připravení, jen jim chybí osobní kontakt (psychologické hledisko)

Doporučení

Na základě výsledků jsem proto připravil sadu doporučení a tipů, co bychom mohli dělat, pokud se stejná situace, jako byla na jaře, bude opakovat i na podzim.

• Pokud to lze, optimalizovat internetové připojení. Důležitý v tomto případě je minimálně kvalitní zvuk.
• Sepsat seznam doporučení pro lidi pracující na home office — best practises (statusy, přestávky, pracovní místo, komunikace, jak efektivně fungovat v týmu, jak relaxovat apod.)
• Vzdělávat se, jak pracovat “na dálku”, z domova, na home office.
• Doporučit lidem mít při schůzkách zapnuté i kamery.
• Více facilitovat schůzky, kde se mluví o obsahu nesouvisejícím s tématem. Pracovat s “narušiteli” schůzky.
• Používat více statusy na komunikačním nástroji (Slack, Teams, …) — Například: Jsem na home office, jsem v kanceláři, mám dovolenou, mám schůzku, jsem na obědě, nerušit apod.
• O složitých tématech si vždy zavolat.
• Mít možnost si vypůjčit techniku domů — sluchátka, monitory či další HW, kancelářskou židli (pokud mám nějakou speciální)
• Uspořádat online setkání— například Online Beer, TechTalks nebo najít zajímavou osobnost a s ní udělat online rozhovor
• Podpořit online komunikaci o ne/pracovních tématech — například Slack kanál, aby lidé sdíleli, co dělají na home office, rady od lidí, co řeší, co jim pomáhá, co jim vadí atd. Možnost i formou otázky-odpovědi.
• Přizpůsobit kancelářské prostory tak, aby je lidé mohli navštívit (změna prostředí, když nebudou moct být doma) i v případě dalších restriktivních opatření — větší distanc od ostatních, dezinfekční prostředky a pomůcky = udělat prostory kanceláři, co nejvíce bezpečné
• Připravit prostory kanceláře tak, aby se lidé případně mohli bezpečně setkat, pokud budou chtít řešit nějaký problém osobně.
• Překvapení — připravit lidem v kancelářích nějaký nečekaný malý dárek, který si mohou vzít, když dorazí nebo jim ho přímo přinést domů.
• Vytvořit čas, kdy lidé mohou s nadřízenými řešit osobní věci — 1–1, zpětné vazby, obavy, diskuze nad nějakým tématem apod.

Doporučení se dají samozřejmě použít i mimo mimořádné situace.

Jestli si myslíme, že to byla výjimečná situace, tak se pravděpodobně mýlíme. Růst počtu nakažený, strach, již částečně změněné pracovní podmínky. Někteří už pracují více z domova než tomu bylo před několika měsíci. Na podzim nás pravděpodobně čeká něco podobného. A i kdyby ne, tak si myslím, že začala doba více home officová. Proto se na ni připravme.

P. S. Shodou okolností, když dopisuju tento článek, tak o něčem podobném se zamýšlí i Petr Mára. :)

Update: Od pondělí se možná už něco chystá.